UPT Kearsipan UNS Bahas Pengelolaan Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
KISUTA.com - Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta kembali menggelar webinar kearsipan tentang pengelolaan arsip kartografi dan kearsitekturan. Kegiatan tersebut berlangsung pada Rabu (2/9/2020) melalui aplikasi Zoom Meeting dan siaran langsung kanal Youtube. UPT Kearsipan UNS menghadirkan Dr. Kandar yang merupakan Direktur Preservasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai narasumber dalam webinar tersebut.
Kandar menjelaskan bahwa arsip kartografi merupakan arsip yang berisi informasi dalam bentuk gambar grafis atau fotogrametrik yang menggambarkan suatu wilayah tertentu yang meliputi unsur kartografi berupa judul, skala, legenda, garis astronomis, misalnya peta dan atlas.
"Sedangkan, arsip kearsitekturan adalah arsip yang mempresentasikan objek tidak bergerak seperti pembangunan gedung, monumen atau tugu, benteng, gerbang, tempat ibadah, makam, waduk, jembatan, dan sejenisnya," jelasnya.
Pengelolaan arsip di setiap lembaga sangat penting karena arsip sendiri memiliki nilai yang dapat digunakan sebagai sumber pada masa yang akan datang. Terdapat beberapa peraturan yang mengatur tentang kearsipan, salah satunya Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Ia kembali menambahkan bahwa salah satu urgensi pengelolaan arsip yakni untuk menghindari kerusakan-kerusakan yang dapat mengancam arsip tersebut.
"Arsip perlu dikelola dan dilestarikan karena bisa jadi tempat penyimpanan arsip memiliki kelembaban yang kurang mendukung bagi kelestarian arsip. Selain itu juga untuk menghindari adanya bencana, khususnya pada daerah rawan bencana. Apabila terkena bencana, setidaknya arsip sudah dikelola dan didigitalkan," imbuhnya.
Selain memaparkan pentingnya pengelolaan arsip, Dr. Kandar juga menyampaikan beberapa pedoman penyelenggaraan kearsipan pada arsip statis dan arsip dinamis. Pada pengelolaan arsip dinamis dapat dikelompokkan menjadi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan program arsip vital. Sementara itu, pengelolaan arsip statis berupa akuisisi, pengolahan, preservasi, dan pemberian akses.
"Sementara itu, instrumen arsip dinamis juga berbeda, pada arsip statis hampir sama seperti pengelolaannya. Namun, pada arsip dinamis terdiri dari tata naskah, klasifikasi, serta sistem keamanan dan akses," terang Kandar.
Dalam proses akuisisi arsip, terdapat prosedur yang harus dilakukan antara lain monitoring, penelusuran, penilaian, dan serah terima arsip. Berbeda lagi dengan prosedur pengolahan arsip, Dr. Kandar menyampaikan bahwa terdapat prosedur yang harus diperhatikan saat pengolahan arsip.
"Dalam mengolah arsip, harus diperhatikan prosedur-prosedurnya mulai dari identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, penelusuran referensi, skema sementara, deskripsi, dan skema definitif. Selain itu juga harus memperhatikan manuver, penyusunan draf, pengesahan, penyempurnaan, hingga penilaian dan penelaahan," pungkasnya.* eko prasetyo - kisuta.com
