UPT Kearsipan UNS Lakukan Pendampingan dan Pembinaan Kearsipan
KISUTA.com - UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta melakukan pendampingan dan pembinaan terkait pengelolaan kearsipan. Kegiatan yang dilaksanakan di Ruang Sidang 4 Gedung dr. Prakosa UNS, Selasa (16/5/2023) ini diikuti oleh para koordinator, sub koordinator, arsiparis dan petugas kearsipan di masing-masing unit kerja di UNS.
Dalam sambutannya, Plt. Wakil Rektor Umum dan Sumber Daya Manusia (SDM) UNS, Dr. Muhtar menyampaikan bahwa tertib administrasi kearsipan dan penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna sejarah merupakan suatu kebutuhan mendesak saat ini. “Pengelolaan arsip memang kelihatan sepele namun dengan pengelolaan arsip yang baik akan meningkatkan reputasi kinerja dan juga bermanfaat untuk penilaian kinerja,” terang Dr. Muhtar.
Dr. Muhtar menambahkan, diperlukan optimalisasi dan pembinaan bagi semua stakeholders yang terlibat dalam kearsipan. Layanan prima adalah setiap dokumen yang dibutuhkan oleh unit atau stakeholder harus selalu siap tersedia dengan cepat. Dan itu harus direncanakan baik terkait dengan data maupun kecepatan yang dibutuhkan untuk setiap layanan arsip.
“Dengan pembinaan arsiparis ini harus dioptimalkan karena kadang-kadang struktur file yang tidak baik akan menyulitkan saat kita mencari. Semakin baik kita menyimpan dan mengarsipkan file maka semakin baik kita melayani setiap unit yang membutuhkan file tersebut. Kinerja akan baik saat layanan baik,” imbuhnya.
Dia juga menambahkan bahwa achievement orientation jangan hanya slogan diucapkan tetapi harus ada implementasi di lapangan.
“Salah satu budaya kinerja UNS adalah achievement orientation, dengan itu kita melakukan apa? Kita harus berupaya untuk berprestasi lebih baik dari apa yang sudah kita peroleh sekarang. Mestinya semakin ke sini itu semakin baik arsip kita, tidak semakin jelek karena kompetitor kita di manapun akan berusaha jauh lebih baik dari kita, kalau kita sama dengan sekarang itu pasti disalib oleh yang lain dan itu otomatis,” lanjutnya.
Sebagai masukan dan evaluasi kinerja kearsipan dimasing-masing unit, Kepala UPT Kearsipan UNS, Yani Maryudiasti, S.Sos. menyampaikan hasil evaluasi kearsipan tahun 2023 dan akan melakukan pendampingan dan pembinaan terkait pengelolaan kearsipan selanjutnya agar dapat menciptakan tertib administrasi kearsipan di tahun yang akan datang.
“Ada 51 sasaran unit kerja di UNS yang akan kita dampingi dan lakukan pembinaan khusus di bidang kearsipan dengan fokus pembinaan unit pengolah dan unit kersipan II. Dengan pendampingan dan pembinaan yang dilakukan diharapkan setiap unit dapat memahami sekaligus menyadari pentingnya arsip dalam penyelenggaraan arsip yang baik dan lengkap,” ujar Yani.* das - kisuta.com
